國立暨南國際大學公文及檔案整合系統教育訓練計畫(第四批)

一、參加對象：全校各單位同仁(歡迎跨角色參加，以了解整體功能) 

  二、教育訓練課程表：

三、備註：

 1.本校公文及檔案整合系統已於106年3月1日正式上線，考量上線初期各單位同仁尚未熟悉本系統，爰辦理本批次教育訓練。

 2.上課前務請同仁攜帶自然人憑證，以利於電腦教室實機操作。

 3.各梯次課程及參加角色對象均歡迎同仁重覆出席及跨角色參加(例如承辦人歡迎參加登

        記桌作業，亦歡迎參加主管核判作業等)，以更了解系統整體運作。

 4.參加教育訓練之公務人員可登記終身學習時數。

 5.系統問題請撥客服專員王威善先生 分機：2427 e-mail:ifdservice@infodoc.com.tw

  6.本案聯絡人：總務處文書組紀美燕組長 分機：2420  e-mail:tree@ncnu.edu.tw

                          林欣儀組員 分機：2422  e-mail:eileen@ncnu.edu.tw

本校公文及檔案整合系統常見問題宣導 (106.3.8版)

一、關於使用準備及權限

1.同仁使用公文系統請先確認讀卡機已完整安裝，卡片已確實插對方向(部分電腦內建讀卡機需反插)並插妥。

2.政府已開放外籍人士辦理自然人憑證，請本校有使用公文系統需求之外籍人士申辦親至南投市辦理，受理單位為內政部移民署(南投縣服務站諮詢電話049-2200065。

3.請同仁於校內使用Windows作業系統，以IE進入公文系統，路徑：本校首頁/校園資訊系統/公文及檔案整合系統 (若於校外登入，須先做VPN設定) 。

4.系統預設單位及人員係以人事室依組織規程及提供人員正式資料為準，設定相關人員使用權限。

5.本公文系統有使用權限者為全校現職專任人員，學生無法使用，決行後若須公告周知學生，請另存檔案於本校原有文件公告系統或網頁等處公告。

二、關於公文製作及簽核

1.請每位同仁先至系統「個人資訊」設定公文聯絡資訊，函稿才會完整顯示承辦人電話含分機 (統一格式範例：電話049-2910960分機2420)。

2.簽稿製作未完成(尚需修改，暫不核章陳核)須先儲存時之處理方式：

(1)先取號：簽稿可直接依原格式於系統內儲存，有空時再取出修改繕打完成後送出陳核，取號後即起算限辦時間。

(2)不想先取號：簽稿內容須另存新檔於系統外(通常存於C或D槽)，但格式可能會凌亂，須於系統複製重新整理製作。

  3.配合政府「各機關系統間、政府與企業的資料交換，須支援ODF文書格式；政府公文交換可編輯之附件檔案格式至少有ODF-CNS15251檔案。」之政策，製作公文若有附件，請使用可編輯ODF文書軟體。

4.請承辦人處理公文記得設定決行層級，以利流程順暢(主管亦可修改)。

5.承辦人請單位內主管或秘書室核章時，請用「陳核」流程按鈕。

6.若非一層決行之公文，單位主管代決時，請記得在系統上蓋「代為決行章」，方為完成決行程序 (未完成者送文書組發文或歸檔，均以退件處理)。

三、關於紙本簽核

1.紙本簽核情形請參閱公文線上簽核作業要點第五點、第八點。

2.紙本簽核仍須在系統登錄流程，紙本簽核之流程設定目的在掌握紙本公文所經單位(取代本校原有公文管理系統功能)，是以僅須由單位登記桌分文給承辦人處理後再由登記桌登錄送出，請勿任意點選個人進出，否則流程會錯誤。

3.承辦人若以紙本簽核時，務請記得在系統上新增函稿或簽(便簽)，才能繼續流程，否則系統無資料記錄無法完成發文及歸檔。

4.若以紙本簽核時，務請先確認公文流程和紙本目前所在位置相符，確認收到紙本再於系統簽收後於紙本核章。

四、關於發文問題

1.紙本公文函稿請手動輸入郵遞區號及地址。

    2.發文函稿正副本受文者之機關及單位名稱請概以各機關單位組織規程所訂「全銜」正式名稱為準。

3.發文給本校各單位者，請ㄧ律從組織中點選校內各單位並選擇「公佈欄」，發給學生時請ㄧ律用紙本公文。

4.若需行文給全國各大專院校，系統可點選「全國各大專校院」群組，但請刪除國立暨南國際大學(正本不需發)、國立新竹教育大學(已無該校)。

5.紙本公文若有實體附件，仍請於系統新增附件及名稱（輸入如主旨或附件之名稱），附件類型請點選「紙本」，但不須上傳附件電子檔。

6.決行後待發公文，請承辦人記得點選「清稿編輯」後再送發文。

7.紙本公文之發文，請儘速送紙本到文書組，並於系統點選送發文，方能發文。

五、再次叮嚀

1.各單位若仍有系統上線前收創之公文，至遲應於3月10日前送到文書組完成發文，否則須在公文系統重新簽核方能發文。

2.請同仁儘速歸檔系統上線前收創之公文，含104~105年尚未歸檔公文，106年1~2月尚未歸檔公文，以免影響現有檔案資料轉入新系統之作業。

國立暨南國際大學公文線上簽核作業要點

               105年12月21日第466次行政會議通過

一、本校為提升行政效率及節能減紙，特建置本校公文及檔案整合系統（以下簡稱本系統），為規範本系統線上簽核應遵循之共同性事項，特訂定本要點。

二、本系統適用人員為本校各單位現職專任人員(含計畫專任助理)。

三、本系統適用範圍：

  (一)納入本系統之公文類別：

      1.校外來文（電子文或紙本文）。

      2.承辦人創稿、創簽的公文。

      3.各單位校內轉知及副知之公文。

  (二)不納入本系統之類別：

      本校各類請購申請單及核銷單(含校內簽陳)、財產異動單、獎學金申請單 等非屬公文格式之各式表單。

四、本系統之權責劃分：

　(一)本系統管理單位為總務處文書組。

  (二)本系統伺服器維護單位為計算機與網路中心。

  (三)本系統除由各單位自行辦理公文稽催，全校稽催單位為秘書室，執行情形定期陳報行政會議。

五、有下列情況應採紙本簽核實體陳送，但仍須以本系統登錄流程傳遞狀態：

(一)密件公文或其他陳核過程中須保密之公文。

 (二)公文附件大小為十MB以上。

  (三)公文保存年限二十年(含)以上。

  (四)附件為實體的公文：

    1.海報、大型圖書或已裝訂成冊之預算書、計畫書、契約書、報告書、建議書等大型或難以掃描之附件。

      2.有價證券、支票、現金、收據、原始憑證、證書、獎狀及須用印之文件等。

  3.附件屬性或格式特殊者，如光碟、磁片、磁帶等實體物品。

  (五)緊急或特殊公文：遇線上簽核系統無法運作時，緊急公文或特殊公文，可經一級主管同意後採紙本簽核。

(六)承辦人為無法申請自然人憑證之外籍人士。

六、線上簽核時，如須附加附件資料之方式如下：

(一)資料為電子檔者，以夾帶附檔方式附加。

(二)資料為紙本者，應先將其掃描成電子檔，再以夾帶附檔方式附加。

七、線上簽核時，簽核人員應以個人有效之自然人憑證簽署。

    有特殊情形無法以個人之自然人憑證完成簽署時，得以本系統之臨時憑證暫代，並於該公文送歸檔前完成自然人憑證補簽程序。

    但因情形特殊，確實無法由原簽核人員補簽者，得由其職務代理人代補簽或改以紙本重新簽核，並記錄原因。

  八、線上簽核中之公文，特殊情形須改以紙本簽核時，應由決定變更之人員於公文系統註明原因。

      經改為紙本簽核之公文，仍應以原文號簽核，並於原限辦期限內辦畢。

  九、代理設定：本系統可依角色別作不同之職務代理設定，代理人設定僅限於同一層級或上下一層級職務代理。

      差假人員因故未能設定職務代理人，得由單位主管或登記桌代為設定。

  十、單位主管或登記桌可執行單位內人員公文使用權限設定及單位內人員離職時公文移文設定。

十一、線上簽核之公文，經決行人員核判及簽署後，即屬確定，承辦人員應即送發文或存查公告等程序，並於期限內送總務處文書組歸檔。

前項公文內容如須更正錯誤，判發案件應於送發文前，存查案件應於送歸檔前，修正並加註說明，依原簽核流程重新線上簽核；其因案情緊急，得經原決行人員同意，逕陳原決行人員核判。

十二、公文歸檔：公文承辦人應於辦結後五日內送總務處文書組點收歸檔，以臨時憑證簽核的公文送歸檔前應完成實體憑證補簽。

十三、公文稽催：公文逾期未辦結或辦結後五日未歸檔，系統每日會對承辦人進行稽催，並以電子郵件通知單位主管、承辦人及公文停留人。

十四、本要點經行政會議通過，陳請校長核定後實施。